1.1. Import en koppelingen

Imports en koppelingen zijn belangrijke manieren om handmatig overtypen van gegevens te voorkomen. Tijdswinst, actuelere gegevens en geen risico op type fouten. Multivers heeft verschillende manieren om dit te ondersteunen. U leest erover in deze hoofdstukken. Een deel is behoorlijk technisch. We doen dat met opzet omdat een koppeling ook afhankelijk is van een derde partij — namelijk de leverancier van uw andere software. We willen dat de inhoud van deze pagina's ook voor hen duidelijk genoeg is om technische keuzes te maken.

U heeft globaal 3 opties waarover u in de volgende hoofdstukken meer leest:

• handmatige import: goedkoop en snel op te zetten, maar minder geautomatiseerd.
• Taskmanager: slimme software die wij als Unidis met u inrichten om uw proces optimaal te ondersteunen, en waarmee gemakkelijk aanpassingen gedaan kunnen worden in de loop van de tijd.
• Geprogrammeerde koppelingen met de API/Web API van Multivers: rechtstreeks op de database lezen en schrijven, maar altijd een (externe) programmeur vereist en gevoeliger voor aanpassingen en updates.

2.1. De import functie van Multivers

Multivers biedt u met Import I de mogelijkheid om financiële boekingen, debiteuren, crediteuren, artikelen en activa te importeren. U moet de bestanden handmatig aanbieden. Wilt u een automatische import? Lees dan verder in de volgende hoofdstukken over de API en Taskmanager.

Een importbestand moet een aantal verplichte velden bevatten, en verder moeten uw bronbestanden wat betreft veldlengtes en -types natuurlijk overeenkomen met de velden in Multivers. U vindt alle eisen in detail terug in de helpfunctie van Multivers (F1, zoek op import).

Heeft u eenmaal een bestand wat juist is voor Multivers? Dan moet u een importdefinitie maken in Multivers. Daarin geeft u aan naar welke velden in Multivers u wilt importeren, en of u bijvoorbeeld automatisch standaardwaarden wilt laten vullen in lege velden.

Wilt u dat wij het maken van de importdefinitie verzorgen? Dat kan. De indicatie hiervoor is 30 minuten consultancy per bestandsoort (debiteuren, crediteuren etc) als het bestand juist is (zie hierboven: verplichte velden, overeenkomende veldformats).

Belangrijk: gebruikt u Multivers XL, dan is de importfunctie inbegrepen. Gebruikt u S, M of L? Dan is de importfunctie een  aanvullende optie. Vraag de actuele prijs op bij onze verkoop adviseurs: verkoop@unidis.nl.

3.1. Taskmanager voor koppelingen

Taskmanager is een oplossing die taken geautomatiseerd uitvoert, waaronder imports en koppelingen. Taskmanager ondersteunt e geautomatiseerde import en export van onder andere orders, debiteuren, crediteuren, financiële boekingen, artikelen, voorraad, inkooporders, projecten, uurmutaties.

• Voordelen
  • Het proces is flexibel aan te passen zonder programmeren
  • Taskmanager wordt onderhouden voor het koppelvlak van Multivers: bij een update/wijziging in Multivers hoeft uw koppeling niet herschreven te worden
  • De Unidis Servicedesk ontvangt automatisch eventuele foutmeldingen, zodat wij proactief uw koppeling kunnen ondersteunen
• Nadeel
  • Verwerking van transacties is periodiek (5, 15, 60 minuten etc) maar niet realtime zoals bij een API koppeling

Unidis kan Taskmanager hosten voor de meeste toepassingen. U heeft dan geen omkijken naar de installatie. Wilt u Taskmanager op een eigen server gaan gebruiken? Dan hebben we een geïnstalleerde Microsoft SQL Server (evt. Express Edition), een service account met admin rechten en een SMTP account nodig.

Gebruikt u Multivers S of M? Dan heeft u de zogenaamde API toeslag nodig in uw abonnement. De kosten hiervoor zijn respectievelijk 32 of 28 euro per maand excl. btw. Wij maken deze toevoeging aan uw abonnement graag voor u in orde (verkoop@unidis.nl).

3.2. Werkwijze/stappenplan

1. De leverancier van uw andere software neemt contact op met de Unidis Servicedesk (service@unidis.nl) om de opmaak van de uit te wisselen bestanden af te spreken
2. U krijgt van ons en waar nodig van de leverancier van de andere software een kostenoverzicht op basis van de afspraken met de aanleverende partij
3. Indien akkoord plannen wij met u en de andere partij de implementatie
   • Waar nodig installeren wij Taskmanager (niet nodig als u kiest voor hosting door Unidis)
   • De andere partij stuurt ons testbestanden conform de in stap 1 genoemde opmaak
   • Wij richten de import in
   • We testen en stellen bij waar nodig

4.1. Koppelen met de API/Web API

Voor programmeurs biedt Software Gemak een DOT NET API (aangeduid als 'API') en web services (aangeduid als 'Web API'). De ondersteuning hiervan doet Software Gemak zelf. Uw programmeur/leverancier kan zowel technische informatie als informatie over ondersteuning vinden op https://www.unit4bedrijfssoftware.nl/integratiepartner-multivers/

• Voordeel
  • Realtime verwerking van transacties
• Nadelen
  • Bij update Multivers of Multivers API vaak wijziging/herprogrammeren van de koppeling nodig
  • Proces kan alleen aangepast worden door een programmeur, dus minder flexibel

In de Online omgeving staan de API en de Web API al aan. Als u offline (lokaal) werkt met Multivers, is de API meestal al geïnstalleerd. De installatie van de Web API is ingewikkelder. Deze vereist een Internet Information Server (bij voorkeur alleen voor de Web API en in ieder geval zonder Outlook Web Access) en een Microsoft SQL Server (Express Edition toegestaan). Wij bevelen aan dat u goed overlegt met uw systeembeheerder, want met de Web API gaat u uw administratie via internet bereikbaar maken en dat verdient natuurlijk specifieke aandacht voor beveiliging.

Werkt u met Multivers S of M? Dan heeft u de API toeslag nodig in uw abonnement (respectievelijk 32 en 28 euro per maand excl. btw). Wij maken dit graag voor u in orde (verkoop@unidis.nl).