1.1. Foutmelding doorboeken facturen

Als we de facturen gaan doorboeken van Paperless naar Multivers kan de volgende foutmelding voorkomen. De volgende foutmelding komt dan in beeld.

DocumentLink.Reference:NotUnique (UBC version: 8.1.0)
Error occured in PLServer -> TMultiVersConnector.UpdateDocLink (UBC version: 8.1.0)
Error occured in PLServer -> TMultiVersConnector.WriteSupplierInvoice

Vervolgens is de factuur wel goed door geboekt naar Multivers, maar staat deze er inmiddels al meerdere keren in.

Het volgende kan uitgevoerd worden om het op een correcte manier door te laten boeken naar U4M: 

• De facturen moeten eerst verwijderd worden in Software Gemak Multivers
• Het document opnieuw selecteren bij 'Voltooide documenten' en kiezen voor Document | Geselecteerd document kopiëren naar Documenten toevoegen
• Het document verwijderen wat nu bij Voltooide documenten staat
  
  
• Importeer transacties draaien, met alleen de bovenste optie
• Document dat nu bij 'Documenten toevoegen' staat vervolgens opnieuw doorboeken naar Software Gemak Multivers
• Importeer transacties draaien, met alleen de bovenste optie
• Hierna is het document verdwenen bij 'Wachten op synchronisatie'

1.2. Factuur uit boekhoudarchief verwijderen

Het kan mogelijk nodig zijn dat de factuur welke nu reeds in het boekhoudarchief staat, verwijderd dient te worden.
Hiervoor kunnen de volgende stappen uitgevoerd worden.

1. Verwijder eerst de betreffende factuur uit Software Gemak Multivers
2. Draai vervolgens de synchronisatie vanuit Paperless (via Bestand \ Importeren transacties vanuit Software Gemak Multivers)
3. Factuur komt vervolgens terug in de stap Wachten op Synchronisatie
4. Kies bij Document voor de optie Overdracht naar Software Gemak Multivers intrekken
5. Kies bij Document voor de optie Geselecteerde Document verwijderen

Hierna is de factuur niet meer zichtbaar in het boekhoudarchief.

2.1. Wijzigen facturen standaard fiattering

Bij de standaard fiattering van Software Gemak Multivers Paperless kunnen de facturen altijd gewijzigd worden. Hiervoor moet de factuur in Software Gemak Multivers geopend worden. Kies vervolgens voor wijzigen. Hierna kan de benodigde wijziging doorgevoerd worden.

Op het moment dat de eerst volgende keer de synchronisatie vanuit Software Gemak Multivers Paperless wordt gestart, word deze wijziging alsnog meegenomen.

2.2. Wijzigen facturen fiattering 2

Bij de fiattering 2 van Software Gemak Multivers Paperless kunnen de facturen altijd gewijzigd worden. Dit kan nog in Software Gemak Multivers Paperless zolang de factuur niet definitief doorgeboekt is. Dit kan dan gewijzigd worden voordat de factuur definitief wordt doorgeboekt.

Mocht de factuur wel al doorgeboekt zijn naar Software Gemak Multivers dan moeten we deze actie uitvoeren binnen Software Gemak Multivers. Hiervoor moet via Onderhoud \ Personen, de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker toegevoegd worden aan de persoon Paper2.

Hierna kan de factuur dan geopend worden in inkoop- of verkoopboek, de wijziging kan dan gemaakt en opgeslagen worden.

2.3. Paperless facturen opvragen vanuit Multivers

Het kan gebeuren dat bij de update van Paperless i.c.m. update van Multivers, het opvragen van de facturen niet meer goed werkt. Je kunt dan niet een factuur voor de 2de keer opvragen. Software Gemak Multivers zal dan niet reageren hierop.

Dit is op te lossen door het dll bestand DIPL.dll te vervangen op server en werkstation.
Dit kan middels onderstaande stappen uitgevoerd worden.

1. Ga op de server naar de Paperless installatie directory.
   Hier staat de nieuwe versie van het DIPL dll bestand.
2. De betreffende DIPL.dll file mag gekopieerd worden en geplaatst worden in de Mulitvers directory. Dit moet op de terminal server en / of werkstations uitgevoerd worden waarop gewerkt wordt
3. Het DIPL dll bestand wat zich hier reeds bevindt mag hernoemd worden naar .old.
4. Hierna moeten de PLServer en SQLBASE een keer herstart worden.

2.4. Verwijderen commentaar aan document

In Software Gemak Multivers PaperLess zijn verschillende Documenten voorzien van een commentaar.
Hoe kan ik het commentaar verwijderen?

Onder 'Weergaven' zorgt u dat de optie 'Document toevoegen' is geselecteerd. Vervolgens selecteert u het document waarvan u de notitie wilt verwijderen. (Een Document met notitie herkent u aan de gele arcering voor het document.)
U kunt het commentaar verwijderen op de volgende wijze:

1. U gaat naar Document | Verwijder commentaar op geselecteerde document(en)

2. Via de sneltoetscombinatie Shift+Ctrl+M

3. U verwijdert het commentaar handmatig uit het veld Commentaar onder het getoond document.

Op het moment dat het document geen commentaar bevat zal de gele arcering voor het document niet meer getoond worden.

3.1. Systeemeisen

Bij deze de systeemeisen m.b.t Paperless

3.2. Instellingen Fiattering 2 Paperless

Middels de download kan een stappenplan opgevraagd worden, hoe de inrichting m.b.t. fiatteringsmethode 2 ingericht moet worden.

3.3. Werken met fiatteringsmethode 2

Niet geheel onbelangrijk is om te weten, welke velden u nog kunt wijzigen gedurende de documentstroom. Omdat de factuur reeds is doorgeboekt is het namelijk niet mogelijk om alle waarden nog aan te passen.

De velden die u nog kunt wijzigen gedurende de documentstroom voordat de factuur definitief geboekt wordt zijn:

• Grootboekrekening
• Datum
• Bedrag in detailregels (boekhoudregels)
• Omschrijving
• Kostenplaats
• Dossier
• (Bedrag in de kopregel kan niet meer gewijzigd worden, dit is namelijk het totale factuurbedrag)

Nadat de documentstroom doorlopen is, en de facturen vanuit voltooide documenten zijn doorgeboekt naar Software Gemak Multivers hebben deze de status FIAT = 'Ja'.

Mochten de facturen de status FIAT = 'Nee' hebben dan zijn ze geopend en opgeslagen binnen Software Gemak Multivers voordat de documentstroom voltooid is. Om dit te herstellen moet contact opgenomen worden met de servicedesk, hier kan dan een script voor uitgevoerd worden.

Hierna zijn de facturen te wijzigen door een gebruiker, deze gebruiker dient dan wel gekoppeld te zijn aan de persoon PAPER2. Vervolgens kunnen de facturen dan gewijzigd en opgeslagen worden binnen Software Gemak Multivers. Deze wijzingen worden ook meegenomen naar Paperless, als in Paperless de functie Importeer transacties vanuit Software Gemak Multivers geactiveerd wordt.

3.4. Rechtstreeks printen naar Paperless

Is het mogelijk e-mailberichten, documenten of internetpagina's direct in PaperLess te krijgen?

Ja dit is aanwezig binnen PaperLess met behulp van de PaperLess Printer.
De PaperLess Printer maakt het mogelijk om gemakkelijk documenten direct in PaperLess te krijgen zonder dat u werkt met een PDF-document of TIFF-document.

U kunt de PaperLess Printer installeren via Bestand | PaperLess Printer installeren.
U beantwoord onderstaande vraag met [Yes].

'Wenst u de PaperLess Printer te installeren?'
In de gebruikershandleiding vindt u meer informatie.

Na installatie kunt u de PaperLess Printer terugvinden op uw werkstation van Start | Instellingen | Printer en Faxen.

Als u een document afdrukt naar de printer PaperLess krijgt u in PaperLess de volgende melding:

'Wenst u document(en) op te halen van de PaperLess printer?'

U kiest hier voor [Yes] waarna het document wordt toegevoegd aan PaperLess ter verdere afhandeling.

 

3.5. Waar kan ik gebruikersrechten aanpassen ?

Hoe kan ik gebruikersrechten aanpassen binnen Paperless?

Gebruikersrechten kunnen aangepast worden via het menu 'Bestand | Klant- en gebruikersadminstratie'. Hier kunt u de desbetreffende gebruiker aanklikken en vervolgens via de knop "Bewerken", het gebruikersrecht aanpassen.

 

4.1. Geen herkenning na update OCR DLL

Het kan voorkomen dat na de update van de OCR dll bestand, er geen

herkenning meer gedaan worden. Hiervoor kunnen de volgende stappen uitgevoerd worden.

• Paperless ( incl viewer) sluiten
• Hernoem RTK.DLL en het RTK.INI bestaande bestand naar .old
• RTK.DLL en RTK.INI vervangen in de paperless directory op de server

Bijgaande bestanden zijn te gebruiken in/voor versie 4.6.1.353

5.1. Upgrade procedure Paperless van versie 4.5 naar 4.6

Om te kunnen updaten naar versie 4.6 is het een vereiste dat de documentstroom leeg is. Dit kan niet anders omdat vanaf versie 4.6 het fiatteringsproces veranderd.

Let op! Niet elke versie van Unit4 Multivers werkt samen met elke versie van Paperless:

Heeft u Multivers versie 10.9.X of ouder, deze ondersteunt PaperLess 4.6.1.200 en lager.

Heeft u Multivers versie 10.10.X of nieuwer, deze ondersteunt PaperLess vanaf versie 4.6.1.212.

Wanneer u PaperLess automatisch laat updaten zal die altijd de laatste versie installeren. Dan heeft u dus automatisch ook minimaal Multivers 10.10.X nodig. Echter is het zo dat pas begin dit jaar PaperLess 4.6 officieel uitgebracht is en de ontwikkeling hier van continu in beweging is geweest. Het advies is dan ook om, wanneer u overstapt naar Paperless versie 4.6, altijd de laatste versie te installeren zodat je geen bugs tegen komt die in de pilot fase zich hebben voorgedaan. Dus eenvoudig gezegd: We ondersteunen alleen de laatste 4.6 versie (op dit moment 4.6.1.284) in combinatie met Multivers 10.10.1 en hoger.

Raadpleeg de Paperless upgrade handleiding, zie bijlage.