1.1. SBR aangifte vanuit Multivers

Vanaf versie 10.3 ondersteund Multivers SBR en de communicatie met de Digipoort omgeving van de Belastingdienst.
Voor gebruikers van Multivers (S, M, L en XL) ontstaan er hiermee verschillende mogelijkheden om elektronisch uw aangifte btw en ICP te doen: 

1. Geautomatiseerde aangifte vanuit Multivers waarbij gebruik wordt gemaakt van het door Software gemak kosteloos beschikbaar gestelde verzamelcertificaat.
   Het verzamelcertificaat voor uw bedrijf kan door ons aangevraagd worden nadat u de benodigde gegevens (Contactpersoon, E-mail adres, Bedrijfsnaam en KvK (voor iedere administratie) )heeft aangeleverd.
2. Geautomatiseerde aangifte vanuit Multivers waarbij gebruik wordt gemaakt van een eigen PKI-overheidscertificaat. Hiervoor dient u zelf een eigen certificaat aan te schaffen via één van de door de Belastingdienst geselecteerde leveranciers. Zie hiervoor ook:http://www.logius.nl/producten/toegang/pkioverheid/ tabblad 'Aanschaffen'. De kosten hiervoor bedragen circa 600 euro voor een periode van 3 jaar.
3. Aangifte via (de omgeving) van uw administratiekantoor/accountant

Via bijgevoegd pdf bestand kunnen de stappen doorgenomen worden m.b.t. het inrichten van de SBR aangifte via Multivers.

1.2. Referentie Grootboek Schema (RGS)

Centraal Bureau voor de Statistiek, Belastingdienst, Kamer van Koophandel en Banken vragen veel gegevens uit van marktpartijen. Zij hechten er groot belang aan om de administratie procedures die dat oproept zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te laten zijn. De afgelopen jaren is in het kader van Standard Business Reporting veel aandacht besteed aan gestandaardiseerde rapportagemodellen. Deze worden jaarlijks onderhouden en gepresenteerd als Nederlandse Taxonomie en Banken Taxonomie. Op basis van deze taxonomieën definiëren de betrokken overheden en banken specifieke rapportages, zoals opgave- en aangifte berichten.

De inrichting van de bedrijfsprocessen om de noodzakelijke vastleggingen, aggregaties en vertaalslagen t.b.v. de juiste presentaties te kunnen maken is vooral aan de bedrijven overgelaten. Om de invloed van uitvragingen op bedrijfsprocessen te kunnen reduceren is en wordt van harte meegewerkt aan het initiatief om een Referentie Grootboek Schema (RGS) te realiseren en te implementeren. Ook transparantie van de procesgang van vastlegging naar specifieke rapportage is een belangrijke overweging geweest om aan de ontwikkeling van het RGS bij te dragen. Voorzien is dat door het implementeren van de referentie grootboek code al vroeg in het vastleggingsproces de bedrijven en intermediairs die bevraagd worden over de uitvoering en het vaststellen van de beheersing van de rapportage procesgang met een beperktere inspanning toelichtingen kunnen geven. Indien de uitvragende partijen aanvullend op interne beheersing en specifiek toezicht door intermediairs zelfstandig gegevensgerichte onderzoeken willen doen dan helpt de referentie grootboek code om voorgedefinieerde analyses en bedrijfsvergelijkingen te maken.

1.3. Wegboeken centen posten bij valuta gebruik

Het kan voorkomen dat er facturen, die geboekt zijn in een valuta, open blijven staan. Waarbij er op valutabedrag niks meer open staat, maar op Euro bedrag staat op de facturen nog € 0,01 open. De boekjaren waarin de facturen geboekt zijn, zijn definitief afgesloten.
Hoe kunnen we er nu voor zorgen dat op deze facturen € 0,01 kan worden weggeboekt?

Middels onderstaande stappen kan dit probleem opgelost worden:

1. Open bijvoorbeeld een dagboek Memoriaal
2. Ga naar tabblad {Debiteuren} en geeft handmatig het debiteurnummer en factuurnummer in.
3. Ga naar de button [Betalingafstemmen met meerdere facturen]
4. Selecteer in de kopregel als valuta EUR en geeft als bedrag € -0.01
5. Selecteer op regelniveau de optie 'Afboeken' en geef in veld 'Ontvangen' € -0,01 en kies [OK]
6. Sla de transactie op.

Via Info | Debiteuren kan je controleren dat 'Openstaand bedrag val.' is aangepast en staat op € 0,00.
Deze stappen kunnen desgewenst ook uitgevoerd worden in een bankboek. Maak vooraf een backup van de administratie.

1.4. Telebankieren

Voordat u gebruik kunt maken van Telebankieren met Multivers moet u een aantal onderdelen inrichten. Dit hoofdstuk behandelt de verschillende onderdelen die van invloed zijn op het werken met en de werkwijze van het telebankieren.

Aanmaken van bankgegevens
Via het programma 'Onderhoud | Bankgegevens' kunt u de gegevens invoeren van de bank(en) die u wilt gebruiken voor het telebankieren of voor de betaalbaarstelling van crediteurenfacturen. Per bankinstelling kunt u de volgende gegevens vastleggen:

Bankgegevens
Geef de bank een code, vul de adresgegevens in en het nummer van de rekening die u bij deze bank hebt. Nederlandse bankrekeningnummers moeten voldoen aan de 'elfproef'; Belgische bankrekeningnummers worden aan de '97-proef' onderworpen.

Formaten telebankieren
Geef in het veld "BIC" het juiste adres in. De juiste gegevens zullen door uw bank worden verstrekt.  Maak in de velden 'Uitvoer Buitenland' en 'Invoer', de keuzes voor het uitvoer-, resp. het invoerformaat.

Bestandsextensies
Voor de uitvoer binnenland geldt in Nederland altijd het formaat 'SEPA'.
Voor de uitvoer buitenland geldt in Nederland altijd het formaat 'Non-SEPA'.

Kenmerken
Bij 'Batchnummer' en 'Batchdatum' vult u indien gewenst het nummer en de datum in die voor de laatste verwerking van betalingsopdrachten gebruikt zijn. Het nummer zal steeds voor iedere verwerking opgehoogd worden, zodat u de volgorde van verwerking kunt bijhouden. Aan iedere betaalopdracht wordt een zogenaamd 'batchnummer' toegekend, waaraan u en de bank, de betaling kunnen herkennen.

Vul voor een Belgische administratie het identificatienummer van het bankkantoor in. U kunt hier ook opgeven wat u als minimumsaldo wilt aanhouden. Als u 'rood' mag staan, kunt u een negatief bedrag invullen. Bij het betaalbaarstellen wordt hier rekening mee gehouden; er verschijnt een melding als het minimumsaldo overschreden dreigt te worden.

Bestanden
Hier kunt u de directories opgeven waarin Multivers de bestanden voor het telebankieren moet opslaan. Vul als 'Directory betalingen' de directory in waarin het door u aangemaakte bestand met betaalopdrachten gezet moet worden ('Taken | Telebankieren | Maken betaalopdracht'). Het is verstandig om voor elke bank een andere directory op te geven, zodat bestanden met dezelfde naam niet per ongeluk overschreven kunnen worden.

Geef als 'Directory telebank' de directory op waarin het bestand met de bankbetalingen gezocht moet worden als u in het bankboek met het telebankbestand opvraagt. U moet de gegevens van de door u ontvangen digitale bankafschriften dus steeds naar deze directory kopiëren voordat u met afstemmen van het telebankieren kunt beginnen. U kunt 'Bladeren' door op de knop rechts van het veld te klikken.

Financiële verwerking
Wanneer de binnengekomen mutaties van de bank verwerkt gaan worden, wordt de journaalpost in het dagboek van de betreffende bank weggeschreven. Hiervoor is het noodzakelijk dat een aangemaakte bank in Multivers wordt gekoppeld aan het betreffende dagboek. Open hiervoor het dagboek van deze bank met 'Onderhoud | Dagboeken'.



Koppel in dit venster bij het veld 'Bank' de bank die bij het dagboek hoort. Wanneer de koppeling aanwezig is, kunnen facturen betaalbaar gesteld en / of geïncasseerd worden.

Buitenlandse- of vreemde valutabankrekening
Het is in Multivers niet mogelijk om met een buitenlandse bankrekening of een bankrekening in vreemde valuta te telebankieren.

 

Bij de link voor de online boekhoud-koppeling. Hier staat per bank beschreven hoe de koppeling geactiveerd kan worden.

1.5. Storneren Betaalbatch

Storneren van een betaalbatch:

• Open een bankafschrift van de bank waarvoor de batch is opgeslagen
• Ga naar het tabblad Betaalopdrachten
• Zoek in het veld Batchnummer met F4 of door te dubbelklikken
• Selecteer de betreffende betaalbatch - klik op Storneren en bevestig met OK

• Sla het bankafschrift op als in de kolom Aantal storno het aantal facturen in de batch staat, en in de kolom Totaal bedrag € 0,00.

Hierdoor wordt de status Telebankieren Onderweg bij facturen verwijderd, waardoor ze weer opgenomen kunnen worden in een betaalbatch, of handmatig afgeboekt kunnen worden.

1.6. Jaarafsluiting

Middels de link hieronder kunt u het document downloaden waarin de stappen van de jaarafsluiting beschreven worden.

1.7. Inrichting administratie SEPA

Middels toegevoegd pdf bestand kan een stappenplan gedownload worden.
Hierin word beschreven hoe de inrichting voor SEPA doorgevoerd dient te worden.

1.8. Bedragen worden opgeteld bij BTW aangifte

Als ik via 'Taken | BTW | BTW aangifte (elektronisch)' t/m periode (of maand) '2' ingeef, dan zie ik dat de cijfers van januari ook in deze aangifte van februari worden getoond.
Hoe kan ik dit oplossen?

U roept eerst Januari op door bij maand/periode '1' in te geven.

Vervolgens vinkt u rechts bovenaan de optie 'Definitief' aan. Daaronder geeft u een lokatie aan bij 'Lokatie uitvoerbestand'. Dit kan het beste via de knop [Bladeren].
Als u dit heeft gedaan kiest u als laatst onderaan voor de knop [Exporteren] onder 'Exporteren naar bestand'.

Daarna is deze aangifte voor Januari definitief gemaakt en als u nu Februari ophaalt, ziet u bij 'Laatst aangegeven' nu een 1 staan. Ook nu ziet u dan alleen de bedragen voor Februari.

1.9. Standaard btw scenario's

Middels bijgevoegd pdf kan de inrichting van de btw scenario's bekeken worden.

Dit betreft de standaard inrichting.

1.10. Rapport openstaande posten debiteuren geef geen bedragen meer weer

Na installatie van MV geeft het rapport openstaande posten debiteuren geen bedragen meer weer.

Systeembeheerder geeft de volgende informatie:
- Omgeving is een Win 2012 R2Applicatie server waar de client/server installatie is geïnstalleerd.
- Terminals Server 2012 R2 waar de client is geïnstalleerd.
- Volgens handleiding database gemigreerd van versie 8.1
- Alles staat prima. Facturen layout overgenomen. Staat ook prima.
- Klant drukt als domein user Deb. Openstaande posten lijst uit en ziet geen bedragen.  Ook ingelogd als user SYSTEEM, geen bedragen.
- Op dezelfde server ingelogd als Domein Administrator en zien we wel bedragen.
- Gebruiker lid gemaakt van Lokale Administrators op de Terminal Server, geen bedragen.
- Registry controle gedaan, de gebruiker kan schrijven in de HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Unit4 hive*


De Oplossing is als volgt :

Tijdens inloggen van een gebruiker wordt de node HKEY_CURRENT_USER\Control Panel\International niet volledig gevuld wat het gevolg geeft dat er geen bedrag output op een rapport wordt getoond.
In dien de regionale settings wordt aangepast worden de ontbrekende properties behorend bij die node wel gevuld met als verwacht gevolg dat er wel bedrag output op het rapport verschijnt.
Indien de gebruiker uitlogt en opnieuw inlogt is het probleem weer terug.

1.11. Koppeling standaard administratie

Als er rechtstreek geboekt word op een omzet rekening in Multivers in de bank, dan wordt de btw-scenario "Aankoop binnenland Verlegd".
In een demomstratie bedrijf gaat dit juist goed.
Hoe kan dit ?

Na het opnieuw opslaan van de rekeningschema is het probleem opgelost.
Bleek dat in de standaard administratie een standaardscenario gekoppeld was aan de grootboekrekeningen.
Na het verwijderen van dit scenario doet het probleem zich niet meer voor.

1.12. Betaalbestand aanmaken (SEPA)

vanaf versie 10.9.1.3 kan een betaalbatch gemaakt worden, zonder dat een BIC code bij
de klant / bankgegevens staat. Op het moment dat deze batch dan ingelezen worden bij de bank krijgen we een foutmelding.

Hij gaat dan naar de regel van waar de BIC code zou moeten staan.
Echter staat hier dan de naam van de debiteur.

Hier moet dan de betreffende BIC Code staan van de klant zijn bankrekening.

In bijgevoegd screenshot kun je het verschil zien, het gaat dan om kolom X.

1.13. Foutmelding SEPA bestand bij ABN-Amro bank

Klanten kunnen door de ABN-AMRO bank geïnformeerd worden over het niet (meer) geldig zijn van ingestuurde betaalbestanden.

Wanneer er in 1 sepa XML bestand bestaat uit meerdere batches, dient zowel voor het totale bestand, als voor de batches separaat, de tags aantal transacties en totale som, te zijn opgenomen. Zie het schermvoorbeeld waar een afbeelding is opgenomen van een foutief bestand (links) en een juist bestand (rechts).

Vanaf versie 10.10.1 worden vanuit Multivers enkel nog bestanden aangemaakt die voldoen aan de voorwaarden. Er zou dus niets aan de hand moeten zijn als men minstens met deze versie werkt. Om het toch zeker te weten kan het een goed idee zijn het bestand bij de klant op te vragen en te vergelijken met het genoemde schermvoorbeeld.

1.14. Betaalbatch met G-Rekening wordt afgekeurd

Voor een batch van de G rekening mag de optie 'Batch als één bedrag terugmelden op dagafschrift' niet geactiveerd zijn: de tag BtchBookg true in combinatie met G rekening wordt door de (Rabo)bank niet geaccepteerd.

1.15. Rood / Oranje kruis bij info schermen

Op het tabblad facturen bij info debiteuren en/of crediteuren kan een oranje kruis in plaats van de facturen getoond worden. Dit kan veroorzaakt worden door:

1- Er is een contactpersoon of vertegenwoordiger gekoppeld die verwijderd is.
2- Remote desktop omgevingen in combinatie met Multivers online.
3- Met beeldscherminstellingen werken die afwijken van de standaard. Denk aan beeldscherm instellen op 125%
4- Extra beeldschermen aan een computer of laptop koppelen in combinatie met Windows functie "FillRectangle" (elementaire Windows functie).

Door te onderzoeken welke van bovenstaande de oorzaak is en die of niet te gebruiken of op te lossen kan het voorkomen worden.

2.1. SEPA Machtigingen

1. SEPA Koppel Machtiging
   
   Download eerst het bestand KoppelMachtiging.zip. Pak dit vervolgens uit, in de nieuwe map worden de bestanden neergezet welke nodig zijn in de hier onderstaande stappen.
   Het CMD bestand en SQL bestand kunnen in een willekeurige map op de pc worden geplaatst.
   Maak van het CMD bestand een snelkoppeling op het bureaublad om het voor de gebruiker eenvoudig uitvoerbaar te maken.
   Pas het script aan (KoppelMachtiging.sql) voor het juiste administratienummer.

   Het programma schrijft in dezelfde map een tekstbestand (RESULT_2013-11-13_11.15.53.TXT) weg, zodat de output terug kan worden bekeken.
   
   In de output wordt eerst een lijstje getoond met de debiteuren en facturen die aan de volgende criteria voldoen:
   - Factuur is openstaand
   - Valuta is leeg (euro factuur dus)
   - Betalingsconditie is een Sepa Incasso variant
   - Bij de debiteur is er een doorlopende niet beëindigde machtiging bekend
   - Factuur is nog niet aan een machtiging gekoppeld
   
   Vervolgens wordt er een procedure uitgevoerd die de facturen en machtigingen in de koppeltabel zet.
   Echter als een debiteur meer dan 1 doorlopende machtigingen heeft, wordt de koppeling niet gemaakt.

2.2. Foutmelding tijdens Incasso

Middels bijgevoegd pdf document kunnen foutmeldingen m.b.t. incasso gecontroleerd of opgevraagd worden.

2.3. Factuur openzetten na mislukte incasso

Ik heb een complete incasso batch afgeboekt, hierna is er een betaling teruggekomen omdat deze mislukt was. Hoe kan ik er nu voor zorgen dat deze betaling weer open komt te staan zodat ik deze later opnieuw ter incasso kan stellen?

U dient in dit geval via: 'Algemeen | Info | Debiteuren | Facturen | Subadministratie' te controleren in welk dagboek / transactie de factuur is afgeboekt.

Hierna kunt u via: 'Algemeen | Taken | Invoeren financiele mutaties | Kas/Bank/Giro' het betreffende bankboek oproepen en het afschrift openen waar de afboeking op vermeld staat. Hier kunt u de afboeking verwijderen en hierna het afschrift opnieuw opslaan.

Vervolgens kunt u de betaling controleren en via: 'Algemeen | Taken | Telebankieren | Incasseren' een nieuwe incasso batch/bestand aanmaken.

2.4. Koppelen van machtiging aan debiteur gaat niet

Het kan voorkomen dat het veld Bank rood word bij het koppelen van een nieuwe machtiging.

Dit zou een van de volgende oorzaken kunnen hebben :

• geen SEPA betaingconditie gekoppeld aan debiteur
• bankgegevens kloppen niet 
• betalingsconditie stamgegevens kloppen niet
• geen landcodes aangemaakt ( er moet namelijk altijd minimaal 1 landcode aangemaakt zijn)

3.1. Waarde Soort Afschrijving bij importeren activa

Bij het importeren van 'Vaste Activa' wordt een waarde gevraagd bij 'Soort Afschrijving'.
Welke waarde hanteert Multivers hier.

De volgende codes kan je daar invullen voor de import.
R = Aanschafwaarde -/- Restwaarde
A = Aanschafwaarde (Lineair)
B = Boekwaarde (Degresseif)
V = Vast bedrag

4.1. Verbijzonderen naar meerdere subadministraties

Er wordt gebruikgemaakt van de module Multi-D verbijzondering. Met deze module is het mogelijk meerdere subadministraties aan te maken.
Is het dan ook mogelijk het boekingsbedrag uit te splitsen naar meerdere subadministraties?

Ja, dat is mogelijk indien de optie 'Volledig boeken' niet geactiveerd is bij de subadministraties waarnaar verbijzonderd moet worden.
Volg hiervoor menu 'Onderhoud | Verbijzondering | Subadministraties'.

5.1. Voorbeeld bestanden

Zie bijlage voor de diverse voorbeelden.

In het bestand 'Import voorbeelden' zitten meerder voorbeelden, namelijk:

• Rekeningschema
• Debiteuren
• Debiteuren stamgegevens (aangepast btw berekening)
• Crediteuren
• Verkoopfacturen
• Inkoopfacturen

5.2. Importeren Facturen

Middels de downloads hieronder, kunnen voorbeeldbestanden gedownload worden van zowel inkoop- als verkoopfacturen.

5.3. Importeerfout CKV

Om deze foutmelding te verhelpen dient u Msxml 4.0 Service Pack 2 te downloaden.

Dit kunt u doen vanaf het volgende adres: www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=3144B72B-B4F2-46DA-B4B6-C5D7485F2B42&displaylang=en

Download het bestand, en installeer het op de pc waar de foutmelding optreedt, daarna zult u het u4u-bestand kunnen inlezen.

5.4. Importeren personen (IMPORT I)

Er kan een probleem ontstaan bij het importeren van de personen.

Dit kan dan komen door een fout in kolom persoon (nummer).

Dit veld moet numeriek zijn i.p.v. alfanumeriek.

Anders komt er een fout op het importeren.

6.1. Foutmeldingen versturen aangifte

Bij het versturen van de aangifte komt er een foutmelding:
De volgende fout is opgetreden er is een niet beveiligde of onjuist beveiligde fout van de andere partij ontvangen.

Wat is de oorzaak en hoe kan dat worden opgelost?

De tijd op de computer wijkt meer dan de 5 minuten af ten opzichte van de werkelijke tijd.

De klant dient de systeem tijd te wijzigen. Vervolgens is het wel succesvol mogelijk dat de aangifte verzonden kan worden.

6.2. Belgische btw aangifte

Ze hebben allemaal betrekking op een Belgische administratie in Multivers.

En de bijbehorende Belgische BTW aangifte.

7.1. Wat is Peppol?

Via deze link vind je antwoord op alle vragen over het hoe en waarom van facturatie via het Peppol netwerk: 

https://www.unidis.nl/e-factureren-via-peppol/

7.2. Instructie Peppol vanuit Multivers

In hoofdstuk 5 van deze handleiding vind je de werkwijze om te factureren via het Peppol netwerk vanuit Multivers: https://online.multivers.nl/Libraries/Handleidingen/IV_Dagelijkse_boekingen_in_Unit4_Multivers_M.sflb.ashx

Pagina bewerken Pagina data ID: 787 Waardering (reset) 0 / 0 Uitgelicht Nee Gemaakt op 1

 

7.3. Peppol vereisten

De overheid stelt een aantal zaken verplicht welke u correct ingevuld dient te hebben in de administratie omdat de overheid deze gegevens vereist en anders de Peppol factuur niet kan worden verwerkt door een overheidsinstantie.

- Controleer of het OIN-nummer juist is. Dit kan via www.google.nl
- Via Algemeen | Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens | Tabblad Diversen controleren of KvK correct is ingevoerd. Dit stelt de overheid verplicht.
- Via Algemeen | Onderhoud | Debiteuren controleren of de Straat, huisnummer en plaats aanwezig zijn bij de betreffende debiteur. Dit stelt de overheid verplicht.
- Tevens dient de betreffende overheidsinstantie zich zelf te hebben aangemeld voor het willen ontvangen van bepaalde formaten als UBL-factuur (Peppol)

Mocht er iets fysiek fout gaan met het versturen, bijvoorbeeld veroorzaakt door de vereiste relay niet is ingesteld, dan wordt deze informatie opgeslagen in de application log.